Город: Москва
Программа мероприятия
Отраслевой центр повышения квалификации ВНИИДАД открывает набор на курсы профессиональной переподготовки и повышения квалификации по архивному делу.
Курсы профессиональной переподготовки позволяют дистанционно приобрести необходимые знания и навыки для ведения нового вида профессиональной деятельности или повышения профессионального уровня в рамках имеющейся квалификации.
Выпускники курсов могут исполнять обязанности архивиста, заведующего архивом, заведующего канцелярией, преподавателя (в колледжах, вузах), помощника руководителя, референта по основной деятельности и др.
Формы обучения: заочная и заочно-очная.
Продолжительность обучения - 1 год.
Авторы и преподаватели: ведущие специалисты ВНИИДАД - разработчики основных действующих в РФ нормативных документов: законов, правил, ГОСТов, инструкций, перечней и авторы методических пособий по организации работы с документами в современных условиях.
В программе профессиональной переподготовки по архивному делу:
1. Организация архивного дела в России
1.1. Правовая основа организации архивного дела Российской Федерации. Органы управления архивным делом в России
1.2. История организации архивного дела в России
1.3. История государственных учреждений и общественных организаций России, СССР, Российской Федерации - основных фондообразователей Архивного фонда РФ
1.4. Современный состав Архивного фонда РФ и его классификация
1.5. Сеть и функции государственных архивов
1.6. Архивы организаций, их функции, права и компетенция
1.7. Организация документов в пределах архива по фондам, объединенным архивным фондам, коллекциям
2. Экспертиза ценности документов и комплектование архивов
2.1. Формирование Архивного фонда РФ
2.2. Цели и задачи экспертизы ценности документов. Принципы, критерии, методы оценки документов
2.3. Система нормативно-методических пособий по отбору документов
2.4. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов
2.5. Цели и задачи комплектования архивов. Списки источников комплектования архива
2.6. Прием документов в государственный, муниципальный архив
2.7. Система экспертных органов
3. Учет документов в архивах
3.1. Цели, задачи и принципы централизованного государственного учета архивных документов
3.2. Система учетных документов архива, их назначение
3.3. Порядок проведения работы по учету единиц хранения и документов в архиве
3.4. Учет уникальных и особо ценных документов в архиве. Учет страхового фонда и фонда пользования
3.5. Особенности учета в архивах организаций
3.6. Внедрение автоматизированных архивных технологий учета архивных документов
4. Обеспечение сохранности архивных документов
4.1. Устройство и оборудование государственных архивов
4.2.Физико-химические и биологические факторы разрушения архивных документов
4.3. Контроль наличия и физического состояния архивных документов
4.4. Способы специальной обработки документов
4.5. Защита архивных документов от хищений и несанкционированного доступа
5. Научно-справочный аппарат к документам Архивного фонда Российской Федерации
5.1. Дифференцированное описание - основа создания научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда РФ
5.2. Система научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда РФ
5.3. Архивная опись - базовый справочник государственного архива
5.4. Архивные каталоги
5.5. Путеводители
5.6. Указатели (архивные справочники)
5.7. Обзоры архивных фондов и документов
5.8. Автоматизированный научно-справочный аппарат государственного архива
6. Использование документов Архивного фонда РФ
6.1. Формирование единого архивно-информационного пространства
6.2. Цели и формы использования документов архивного фонда РФ
6.3. Организация использования документов в государственных архивах
6.4. Виды информационных документов
6.5. Публикация документов государственного архива
6.6. Выставки документов, их виды, назначение и организация
6.7. Составление тематических подборок архивных документов
6.8. исполнение запросов
6.9. Предоставление документов для изучения в читальном зале архива
6.10. Организация сотрудничества с юридическими и физическими лицами по использованию документов государственного архива на договорных условиях
6.11. Учет использования документов в государственном архиве
7. Менеджмент в архивах
7.1. Организация труда в государственном архиве
7.2. Нормирование работ в государственном архиве
7.3. Современные формы хозяйственной деятельности государственного архива
Росархив, ВНИИДАД. 2014 г.
Росархив, ВНИИДАД. 2014 г.
. (Исполнитель - ООО «АДАПТ»);
. (Исполнитель - Российский государственный гуманитарный университет (РГГУ);
. (Исполнитель - Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД);
. (Исполнитель - Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД);
. (Исполнитель - Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД);
(Исполнитель - Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
Аналитический обзор «Состояние и развитие архивного дела в странах СНГ в 1999-2010 гг.». Росархив, ВНИИДАД. 2012 г.
Аналитический обзор «Сравнительный анализ аналоговых и цифровых технологий для выработки и применения технологических решений, обеспечивающих восстановление угасающих текстов архивных документов». Росархив, ВНИИДАД. 2012 г.
Росархив, ВНИИДАД. 2012 г.
Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов . Росархив, ВНИИДАД. 2012 г.
Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом . Росархив, ВНИИДАД. 2012 г.
Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018.
Методические рекомендации по разработке федеральными органами государственной власти примерных номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018.
Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018.
Подготовлено Историко-архивным институтом Российского государственного гуманитарного университета, который в рамках реализации мероприятий ФЦП «Культура России (2012-2018 годы) осуществляет подготовку комплекса справочно-методических и практических пособий к «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН» (государственный контракт № 079 от 24.02.2014).
Указанная работа прошла рецензирование в научно-методических советах архивных учреждений федеральных округов и федеральных архивах и рекомендована для использования в практической деятельности архивных учреждений.
В первую очередь пособие предназначено для архивистов, не имеющих специального образования и опыта работы в архивных учреждениях.
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) входит в систему Федерального архивного агентства (Росархива). Его основными задачами остаются разработка теоретических и методических проблем архивоведения и документоведения, архивного дела и документационного обеспечения управления.
В институте имеются научно-исследовательские подразделения по основным направлениям деятельности: отдел архивоведения (в его составе: сектор организации научно-справочного аппарата и учета архивных документов, сектор комплектования и экспертизы ценности документов, сектор использования архивных документов), отдел документоведения (в его составе: сектор документационного обеспечения управления, сектор стандартизации и управления документацией), отдел экономического и технологического обеспечения архивного дела (в его составе: лаборатория обеспечения сохранности архивных документов, сектор экономики архивного дела, лаборатория автоматизированных архивных технологий). В числе 88 сотрудников института (по состоянию на 01.01.2013 г.) трудятся 1 член-корреспондент РАН, 6 докторов наук и 30 кандидатов наук.
Институтом разработаны правила, методики и регламенты работы государственных архивов и архивов организаций. Создан ряд перечней документов, регулирующих отбор документов на архивное хранение. Важнейшие направления научно-исследовательской работы института - решение вопросов теории и практики экспертизы ценности документов и комплектования архивов, создание и развитие системы научно-справочного аппарата и ее теоретико-методической базы, классификации архивной информации. Специалисты института успешно занимаются решением вопросов экономики архивного дела, обеспечения сохранности архивных документов и их использования.
В сфере документоведения и документационного обеспечения управления институтом ведутся теоретические исследования, связанные с изучением информационной сущности документа, его свойств и функций, процессов документообразования, а также формирования систем документации. Проводятся исследования по истории делопроизводства и терминологии документоведения и документационного обеспечения управления. Исследования прикладного характера направлены на обобщение практического опыта разработки и внедрения технологий работы с документами, в том числе электронными, и систем электронного документооборота (корпоративных информационных систем), разработку организационных основ построения систем управления документами.
Институт успешно сотрудничает с Международной организацией по стандартизации, участвует в разработке важнейших международных стандартов по управлению документами и доводит принципиальные позиции российских документоведов по вопросам управления документами и стандартизации этого вида деятельности до сведения мирового профессионального сообщества.
В последние годы проблематика научных исследований института тесно связана с изменениями, происходящими в области информационных технологий, все более широким распространением электронных документов и существенным расширением электронного документооборота. Значительное место занимают работы в области совершенствования документационного обеспечения управления, обеспечения сохранности архивных документов, развития автоматизированных архивных технологий, функционирования электронных архивов.
В институте действуют Отраслевой центр научно-технической информации по архивоведению и документоведению (в его составе: сектор информационного обеспечения и ведения СИФ, сектор зарубежной научно-технической информации по архивоведению и документоведению, сектор электронных ресурсов научно-технической информации), который обеспечивает архивы и другие заинтересованные организации информацией в области документоведения и архивного дела. Функционирует Отраслевой центр повышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечению управления, который обеспечивает переподготовку и повышение квалификации кадров в указанных областях. В 2003 году решением Совета Глав Правительств государств – участников СНГ институту придан статус базовой организации по переподготовке и повышению квалификации кадров по архивоведению, документоведению и документационному обеспечению управления государств - участников Содружества Независимых Государств.
В Ученый совет института входят ведущие специалисты Федерального архивного агентства, ВНИИДАД и других организаций. Действуют аспирантура и диссертационный совет по защите диссертаций на соискание ученой степени доктора и кандидата исторических наук по специальности: 05.25.02 - документалистика, документоведение, архивоведение.
В.Ф. Янковая, к. и. н., зам. директора ВНИИДАД
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) в последние годы неоднократно выполнял работы, связанные с изучением электронных документов, разработкой нормативных и методических основ организации работы с электронными документами в делопроизводстве и организации их архивного хранения.
Еще в 2005 г. было издано научно-методическое пособие М. В. Ларина и О. В. Рыскова «Электронные документы в управлении», в котором была рассмотрена природа электронного документа, обобщен опыт нормативного регулирования работы с электронными документами и опыт применения автоматизированных систем управления документами.
К числу наиболее значимых научно-исследовательских работ, выполненных институтом в предшествующий период, следует отнести разработку нормативных, методических и технологических основ создания, хранения и использования архивных электронных информационных ресурсов - тему, выполненную по федеральной целевой программе «Электронная Россия» в 2007–2008 гг. Целью работы было создание типового нормативного и программного обеспечения модельной системы управления электронным архивом органов государственной власти. Кроме этой работы институтом в 2007–2008 гг. были подготовлены национальные стандарты на базе стандартов ИСО:
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»;
ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Процессы управления документами. Метаданные для документов».
Фактически стандарты распространяются на управление электронными документами и содержат требования к системам управления документами, процессам управления, электронным документам и их метаданным.
В 2009 г. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 были утверждены правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, в подготовке проекта которых непосредственное участие принимал ВНИИДАД.
Правила разрабатывались в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст. 11) и стали первым нормативным документом, в котором были изложены основные принципы организации работы с электронными документами в делопроизводстве органов государственной власти (раздел VI «Особенности работы с электронными документами»).
В настоящее время Правила - единственный нормативный документ, устанавливающий общие требования к организации работы с электронными документами в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти. При разработке VI раздела Правил был сформулирован и реализован важный методологический принцип, в соответствии с которым организация работы с документами на бумажном носителе и электронными документами как в делопроизводстве, так и в архиве, базируется на единой методологии, но разных технологиях.
К наиболее важным положениям Правил, имеющим методологический характер, относятся следующие положения:
- электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти;
- для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи
, сертифицированные в установленном порядке;
- для учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах (перечень обязательных сведений о документах, включаемых в СЭД, приведен в приложении к Правилам), и могут использоваться дополнительные сведения о документах;
- при передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные;
- прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти;
- исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти; при составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде (сроки хранения электронных документов соответствуют срокам, установленным для аналогичных документов на бумажном носителе).
С 2009 г. по настоящее время институт в рамках ФЦП «Культура России» ежегодно проводит работу по мониторингу документооборота в федеральных органах исполнительной власти. В рамках выполнения этой работы осуществляется сбор и анализ данных о динамике объемов документооборота в органах власти, а также анализируются изменения качественных параметров документооборота: состав документов (на бумажном носителе и электронных документов), применение электронной подписи, выявляются и изучаются проблемы перехода на безбумажный документооборот, межведомственное электронное взаимодействие, а также проблемы, связанные с применением систем электронного документооборота.
В частности, данные, полученные в 2013 г. (за 2012 г.), показывают, что впервые за весь период наблюдения произошло сокращение числа документов на бумажном носителе, полученное главным образом за счет взаимодействия федеральных органов исполнительной власти с вышестоящими органами власти (администрация Президента Российской Федерации, аппарат Правительства Российской Федерации) и взаимодействия центральных аппаратов федеральных органов исполнительной власти с их территориальными подразделениями в субъектах Российской Федерации. При этом отмечается существенное увеличение объемов электронных документов, передаваемых по системе МЭДО, при взаимодействии федеральных органов с подведомственными подразделениями в субъектах Российской Федерации и при организации внутренней деятельности. Из 63 федеральных органов исполнительной власти, данные которых использовались в исследовании, 17 полностью перешли на безбумажный документооборот во внутренней деятельности, исключив тем самым внутреннюю переписку в виде документов на бумажном носителе. Таким образом, электронные документы уже стали существенным фактором, влияющим на сокращение объемов документации на бумажном носителе.
Значимыми для института и важными для всех специалистов в сфере делопроизводства и архивного дела являются подготовленные институтом словарь терминов «Управление документами»
и проект ГОСТ Р 7…. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», находящийся на утверждении в Росстандарте. Оба документа содержат терминологию в области управления документами, в том числе отражающую процессы управления электронными документами. Это такие термины, как электронный документ, метаданные, конвертация, миграция, формат файла, электронный документооборот
и др. В отличие от стандарта, включающего только основную терминологию предметной области, словарь содержит основной корпус активно употребляемых специалистами терминов.
В 2007 г. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 были утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, ставшие нормативной основой деятельности государственных и муниципальных архивов.
Архивы организаций до настоящего времени не имеют нормативного документа, определяющего порядок хранения документов и порядок передачи документов на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. По этой причине в 2010–2012 гг. ВНИИДАД был подготовлен проект правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. В 2013 г. проводилась доработка проекта этого документа с учетом замечаний, высказанных архивными учреждениями Российской Федерации. Предполагается, что после доработки проекта с учетом подготовленных в 2012–2013 гг. рекомендаций по организации хранения электронных документов в архивах организаций, о которых будет сказано ниже, названные правила будут представлены на утверждение в Минкультуры России.
Результатом работы ВНИИДАД в 20012–2013 гг. являются проекты двух документов:
рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций;
рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах.
Цель разработки рекомендаций - создание единой методической и методологической основы организации работы с архивными электронными документами в архивах органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций, а также в государственных и муниципальных архивах, включая организацию хранения, комплектования и учета электронных документов, основываясь на требованиях российского законодательства в сфере архивного дела, с учетом тенденций развития информационных технологий в условиях перехода к межведомственному электронному взаимодействию.
Рекомендации распространяются на управленческие электронные документы, которые создаются, обрабатываются и хранятся в информационных системах организации, подлежат хранению в архиве организации в порядке и в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе, а также на электронные документы, подлежащие передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы.
Рекомендации разработаны с учетом положений Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, и других нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела.
При разработке рекомендаций учитывались положения национальных стандартов Российской Федерации и стандартов Международной организации стандартизации (ИСО):
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Процессы управления документами. Метаданные для документов.
ГОСТ Р 53898-2010. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению.
ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности.
ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов.
ISO 19005-1:2005. Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного сохранения. Часть 1: Использование формата PDF 1.4 (PDF/A-1) (Document management - Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1).
В проектах рекомендаций предложено два подхода к организации передачи и хранения архивных электронных документов в архивах организаций, государственных и муниципальных архивах: передача и хранение электронных документов на физически обособленных материальных носителях и передача электронных документов по информационно-телекоммуникационным каналам с последующим хранением на серверах архива организации, государственного (муниципального) архива.
Особенностью архивного хранения электронных документов является то, что в архиве организации, государственном или муниципальном архиве электронные документы хранятся в двух идентичных экземплярах, которые в рекомендациях обозначаются как основной и рабочий экземпляры. Основной экземпляр является эталонным и используется в исключительных случаях, например, для создания рабочего экземпляра взамен вышедшего из строя экземпляра. Рабочий, как это и следует из его названия, является тем экземпляром, который используется в архиве во всех случаях, когда необходимо воспроизвести электронный документ или изготовить копии электронного документа для предоставления пользователям.
Рекомендациями предусмотрено, что при подготовке электронных документов к передаче на хранение в архив организации проводится их конвертация в формат архивного хранения PDF/A-1, после чего формируются контейнеры электронных документов.
Контейнер электронного документа - это сжатая папка (zip-архив), включающая:
электронный документ в формате PDF/A-1;
метаданные документа в формате XML;
файл (файлы) отсоединенных электронных подписей.
Поскольку электронные подписи на момент передачи электронных документов на хранение в архив организации, а по истечении установленного времени, - в государственный или муниципальный архив, будут недействительны и не смогут обеспечить целостность документа, рекомендациями предлагается использование технология хеш-кодирования для вычисления контрольной суммы контейнера электронного документа.
Рекомендациями также предусмотрено, что в случае изменения программно-аппаратной среды и выхода из употребления компьютерных форматов, повреждения носителя архив организации (государственный или муниципальный архив) проводит работу по конвертации электронных документов в новые форматы и/или миграции на новые носители.
Кроме того, в разделах рекомендаций содержатся положения об организации хранения электронных документов в архиве, обеспечении сохранности электронных документов, хранящихся в архиве, учета и использования электронных документов, а также порядок передачи документов из архива организации в государственный или муниципальный архив. Важно, что архивы, осуществляющие хранение электронных документов, должны иметь соответствующее оборудование и программные средства для проведения необходимых работ: проверки воспроизводимости электронных документов, проведения конвертации и миграции, копирования электронных документов и др., а также специалистов-архивистов, имеющих специальную подготовку в области информационных технологий.
Еще одной темой, выполненной институтом в 2013 г., была тема «Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти». Известно, что в настоящее время на рынке программных продуктов для делопроизводства представлено несколько десятков различных систем, обеспечивающих электронный документооборот; различные системы используются и в федеральных органах исполнительной власти. Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения, утвержденные приказом Минкомсвязи России от 2 сентября 2011 г. № 221, в разделе II «Описание процессов документационного обеспечения управления в СЭД ФОИВ» содержат далеко не полное описание требований к функциональным возможностям систем, оставляя за рамками требования к составу метаданных документов, необходимых для управления аутентичными, целостными, достоверными и пригодными для использования документами на протяжении их жизненного цикла в делопроизводстве и на стадии их архивного хранения (от архива организации до государственного или муниципального архива).
В результате выполнения данной темы дано описание основных процессов управления документами в СЭД в рамках жизненного цикла документов, сформулированы общие принципы и требования, предъявляемые к СЭД, а также дана схема классификации и организация дел, установлены требования к прикладным функциям СЭД, требования к информационному обеспечению СЭД, требования к использованию электронной подписи, к поиску информации и представлению информации и отчетности, требования к контролю информации в СЭД, к организации хранения информации в СЭД, к администрированию и управлению полномочиями в СЭД, требования к функционированию СЭД, к ролевой модели и обучению пользователей.
В отдельном приложении к отчету по теме дано описание состава полей входных форм (регистрационно-контрольных карточек документов, карточек классификаторов и справочников, входящих в состав проектируемой системы), обеспечивающих идентификацию различных групп документов и управление ими на протяжении жизненного цикла документов в СЭД, определяется функциональное назначение сведений о документах, включаемых в СЭД. При описании полей входных форм предусматривается возможность интеграции документа в информационную систему архива организации, а затем в информационную систему государственного или муниципального архива, если документ подлежит постоянному хранению в соответствующем архиве.
ВНИИДАД на протяжении ряда лет сотрудничает с фирмами-разработчиками программного обеспечения для делопроизводства и архивов, в частности, это ЗАО «АльтСофт» (Санкт-Петербург) и ООО «АС-Архив» (Москва), специалисты которых привлекаются для участия в научно-исследовательских работах.
Кроме того, в 2013 г. ВНИИДАД совместно с фирмой «АС-Архив» начата реализация проекта создания комплекса информационных систем, обеспечивающих управление электронными документами в процессе деятельности ВНИИДАД и хранение архивных электронных документов (на базе архива ВНИИДАД).
В результате изучения современных подходов к управлению, классификации и хранению документов в электронном виде сформулирована концепция создания цифрового хранилища электронных документов (ЦХЭД) как организационно-правовой структуры, формируемой в целях создания единого пространства юридически значимых электронных документов, включая их физическое размещение и обеспечение неизменности, сохранность, доступности в рамках утвержденной политики безопасности.
В настоящее время определены требования к функционалу комплекса автоматизированных информационных систем, проведена технико-экономическая оценка технических средств, сформирован программно-аппаратный комплекс для реализации функционирования автоматизированных систем, выполнены совместные разработки по основным направлениям и задачам внедрения СЭД и архива организации.
В рамках совместных работ планируется ввод в действие автоматизированных систем по организации коллективной работы над проектами управленческих документов и документов, создаваемых в ходе научно-исследовательской работы; организации образовательной и учебно-методической работы в системе дополнительного образования и повышения квалификации; организации информационной работы; организации работы сайта института.
Ларин М. В. Электронные документы в управлении: Науч.-метод. пособие / М. В. Ларин, О.И. Рысков - М.: ВНИИДАД, 2005.
В соответствии с действующим в настоящее время Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» - электронные подписи.
Управление документами. Термины и определения. Словарь. - М.: ВНИИДАД, 2013.
Контрольная сумма (контейнера электронного документа) - значение, рассчитанное по набору данных путем применения определенного алгоритма (хэш-функции) и используемое для проверки целостности данных при их передаче или хранении, а также для быстрого сравнения двух наборов данных на неэквивалентность, в том числе для определения наличия компьютерных вирусов.
